Anda membuka laptop untuk menulis laporan yang sudah Anda tunda selama tiga hari, dan sebelum mengetik satu kata pun Anda membuka email "sekadar memeriksa apakah ada yang mendesak." Empat puluh menit kemudian Anda masih di sana, menjawab pertanyaan rekan kerja, mengarsipkan buletin, menata ulang folder. Laporan itu masih kosong. Ini bukan masalah disiplin: Anda telah memulai hari dengan mengerjakan prioritas orang lain. Kotak masuk Anda bukanlah daftar tugas Anda; itu adalah daftar tugas orang lain, diurutkan berdasarkan waktu yang kebetulan nyaman bagi mereka untuk menulis kepada Anda.
Kotak masuk adalah daftar orang lain
Membantu untuk memahami apa sebenarnya kotak masuk email itu. Setiap pesan yang masuk mewakili sesuatu yang orang lain inginkan dari Anda: sebuah permintaan, sebuah pertanyaan, sebuah notifikasi, sebuah tawaran penjualan. Saat Anda membuka email pertama kali dan mulai membalas, Anda membiarkan jam pertama hari Anda — yang mungkin paling tajam secara mental — dikendalikan oleh orang-orang yang tidak tahu apa pun tentang prioritas Anda.
Masalahnya bertambah parah karena kita memperlakukan email seolah-olah menuntut balasan langsung, padahal hampir tidak pernah demikian. Kita mencampuradukkan apa yang mendesak bagi pengirim dengan apa yang penting bagi kita. Sebuah email membawa lencana merah, mengeluarkan suara, muncul sebagai notifikasi; segala hal tentang desainnya berteriak "tangani aku sekarang." Dan hampir tidak ada yang masuk ke sana pantas mendapat interupsi itu.
Proses dalam kumpulan, bukan secara real-time
Ide intinya sederhana: berhenti memperlakukan email seperti percakapan pesan instan dan perlakukan sebagaimana adanya, korespondensi. Korespondensi diproses dalam kumpulan. Alih-alih membiarkan kotak masuk Anda terbuka sepanjang hari bereaksi terhadap setiap pesan saat tiba, sisihkan dua atau tiga blok tetap untuk memproses semuanya sekaligus.
- Jangan pernah di awal pagi. Habiskan 60-90 menit pertama Anda untuk pekerjaan paling penting, jenis yang membutuhkan kepala jernih dan yang tidak diminta siapa pun dari Anda. Buka email setelahnya, setelah Anda membuat kemajuan pada urusan Anda sendiri.
- Satu blok di tengah pagi (misalnya, pukul 11:00), satu setelah makan siang, dan jika perlu satu di tengah sore. Tiga kali putaran mencakup hampir semua pekerjaan kantoran.
- Proses sampai kosong. Di setiap blok, Anda tidak "mengintip": Anda menelusuri setiap email baru dan membuat keputusan atas masing-masing. Lalu Anda menutup klien email.
Siapa pun yang benar-benar membutuhkan jawaban dalam lima belas menit ke depan tidak akan mengirim email kepada Anda: mereka akan menelepon atau mengirim pesan. Email, pada hakikatnya, bersifat asinkron. Memperlakukannya sebagai sinkron adalah kesalahan yang Anda paksakan padanya, bukan kesalahan yang dituntut oleh medium itu sendiri.
Inbox Zero: satu keputusan per email
Konsep Inbox Zero dipopulerkan oleh Merlin Mann sekitar tahun 2007, dan hampir semua orang salah membacanya. Itu tidak berarti memiliki nol email belum dibaca demi kesombongan, atau hidup diperbudak oleh penghitung. "Nol" itu mengacu pada jumlah waktu yang dihabiskan pikiran Anda pada kotak masuk. Tujuannya bukan menggunakan kotak masuk Anda sebagai tempat penyimpanan untuk hal-hal yang tertunda, karena meninjau email yang sama tiga puluh kali tanpa memutuskan apa pun itu melelahkan.
Metodenya adalah memproses setiap pesan sekali dan menerapkan salah satu tindakan ini:
- Hapus (atau arsipkan): sebagian besar email tidak membutuhkan apa-apa. Buletin yang sudah dibaca, notifikasi, salinan sekadar info. Hilang dari pandangan.
- Balas: jika jawabannya memakan waktu kurang dari dua menit, tulis saat itu juga dan selesaikan.
- Tunda: jika butuh balasan yang lebih panjang atau pemikiran, ubah menjadi tugas nyata di daftar atau kalender Anda, dengan waktu yang ditetapkan. Jangan biarkan "ditandai" di kotak masuk.
- Delegasikan: jika itu bukan untuk Anda, teruskan ke orang yang tepat dan keluarkan dari kotak masuk Anda.
Email adalah tempat yang luar biasa bagi orang lain untuk meletakkan hal-hal ke dalam daftar tugas Anda, dan tempat yang buruk untuk mengelola daftar tugas Anda sendiri.
Kunci dari Inbox Zero adalah keputusan dibuat sekali. Email yang Anda biarkan "untuk nanti" tanpa memutuskan apa pun menguras energi Anda lagi setiap kali Anda melihatnya. Memutuskan dan menyingkirkan itulah yang membebaskan kepala Anda.
Aturan dua menit
Aturan ini berasal dari metode método GTD karya David Allen dan cocok dengan email secara sempurna: jika sebuah tugas memakan waktu kurang dari dua menit, lakukan saat itu juga alih-alih mencatatnya untuk nanti. Mencatat, merencanakan, dan membuka kembali email sepele memakan lebih banyak usaha daripada balasan satu baris yang diminta email itu.
Diterapkan pada kotak masuk Anda, ini berarti bahwa selama blok pemrosesan Anda, balasan singkat — "siap," "Selasa cocok untuk saya," "saya teruskan ini ke Marta" — dikirim seketika. Waspadai satu jebakan: aturan ini hanya berlaku selama sesi pemrosesan Anda, bukan sebagai alasan untuk terus membuka email sepanjang hari menjawab hal sepele. Dan jika Anda mendapati bahwa hampir tidak ada yang masuk dalam dua menit, mungkin masalahnya adalah Anda terlalu sedikit mendelegasikan, atau Anda menerima email yang seharusnya menjadi milik orang lain.
Kurangi volume dari sumbernya
Mengosongkan kotak masuk jauh lebih mudah jika lebih sedikit yang masuk. Sebelum memperbaiki cara Anda memproses, pangkas alirannya:
- Berhenti berlangganan tanpa belas kasihan. Setiap kali Anda menerima buletin yang tidak Anda baca, jangan mengarsipkannya: gulir ke bawah dan tekan berhenti berlangganan. Tiga puluh detik hari ini menghemat ratusan email setahun bagi Anda.
- Filter dan aturan otomatis. Kirim notifikasi, tanda terima, dan buletin ke folder yang Anda periksa saat Anda mau, bukan ke kotak masuk utama Anda. Jaga agar surat penting tidak bercampur dengan kebisingan.
- Templat untuk hal yang berulang. Jika Anda menjawab hal yang sama berulang kali — penawaran harga, instruksi, ucapan terima kasih — simpan sebagai balasan siap pakai. Personalisasi dua baris dan kirim.
- Tulis lebih sedikit email. Setiap email yang Anda kirim menghasilkan balasan. Jelaslah, kumpulkan pertanyaan Anda ke dalam satu pesan, dan tanyakan apakah panggilan tiga menit tidak akan menyelesaikan utas sepuluh pesan.
Matikan notifikasi
Memproses dalam kumpulan jadi sia-sia jika ponsel Anda bergetar setiap kali email tiba. Notifikasi itu memecah konsentrasi Anda bahkan jika Anda tidak melihatnya: sekadar mengetahui ada sesuatu yang masuk menarik Anda keluar dari pekerjaan Anda. Matikan notifikasi email di ponsel dan komputer Anda, semuanya. Tutup tab kotak masuk saat Anda bekerja. Anda yang memutuskan kapan membuka email Anda; email Anda tidak memutuskan kapan menginterupsi Anda.
Memesan blok pemrosesan itu dengan pengatur waktu — sebuah aplikasi seperti Pomodomate, misalnya — membantu email mengisi slot yang sudah Anda tetapkan untuknya alih-alih meluber ke sisa hari Anda. Anda membatasi waktunya, memproses semuanya, dan kembali ke yang penting.
FAQ
Bukankah berisiko memeriksa email hanya dua atau tiga kali sehari?
Untuk sebagian besar pekerjaan, tidak. Tanyakan pada diri sendiri berapa kali dalam sebulan terakhir balasan sepuluh menit kemudian akan menyebabkan masalah nyata. Hampir selalu jawabannya adalah tidak pernah. Jika peran Anda benar-benar tentang keadaan darurat real-time, email bukanlah alat yang tepat untuk itu; seharusnya ada saluran langsung (telepon, pesan) yang dikhususkan untuk hal yang benar-benar tidak bisa menunggu.
Saya menerima ratusan email sehari, ini tidak akan berhasil untuk saya.
Volume yang sangat tinggi biasanya merupakan tanda bahwa penyaringan tidak ada, bukan bahwa Anda perlu terus melekat padanya. Mulailah dengan aturan otomatis: sebagian besar dari ratusan itu adalah notifikasi dan buletin yang tidak memerlukan perhatian individu Anda dan bisa dialihkan ke folder. Yang benar-benar memerlukan keputusan dari Anda hampir selalu merupakan sebagian kecil dari total.
Apa yang harus saya lakukan dengan email yang membutuhkan balasan panjang?
Jangan biarkan di kotak masuk sebagai pengingat. Ubah menjadi tugas konkret di daftar Anda, atau pesan slot di kalender untuk menulisnya, dan arsipkan email itu. Kotak masuk adalah pengelola tugas yang buruk: inteligencia artificial en educación mencampur yang sudah selesai dengan yang tertunda dan memaksa Anda membaca ulang semuanya setiap kali. Keluarkan tindakannya dari kotak masuk dan letakkan di tempat Anda mengelola pekerjaan Anda.
Apakah saya benar-benar harus menunda email sampai setelah blok kerja pertama saya?
Ini salah satu perubahan dengan dampak tertinggi. Jam pertama pagi Anda biasanya yang paling jernih secara mental; menghabiskannya untuk bereaksi terhadap permintaan orang lain menyia-nyiakan energi terbaik Anda pada prioritas orang lain. Curahkan bentang waktu itu untuk pekerjaan Anda yang paling penting dan paling menuntut, dan buka email setelah Anda menggerakkan urusan Anda sendiri ke depan. Email itu akan tetap di sana; fokus pagi Anda tidak.
