Bạn mở máy tính xách tay để viết bản báo cáo mà bạn đã trì hoãn suốt ba ngày, và trước khi gõ một chữ nào bạn lại mở email "chỉ để kiểm tra xem có gì khẩn cấp không." Bốn mươi phút sau bạn vẫn còn ở đó, trả lời câu hỏi của một đồng nghiệp, lưu trữ các bản tin, sắp xếp lại các thư mục. Bản báo cáo vẫn trống trơn. Đây không phải vấn đề kỷ luật: bạn đã bắt đầu ngày của mình bằng việc làm theo ưu tiên của người khác. Hộp thư đến của bạn không phải danh sách việc cần làm của bạn; đó là danh sách việc cần làm của tất cả những người khác, được sắp xếp theo thời điểm tình cờ thuận tiện cho họ viết thư cho bạn.
Hộp thư đến là danh sách của người khác
Sẽ hữu ích nếu hiểu hộp thư đến email thực chất là gì. Mỗi tin nhắn đến đại diện cho điều mà một người nào khác muốn ở bạn: một yêu cầu, một câu hỏi, một thông báo, một lời chào hàng. Khi bạn mở email ngay đầu giờ và bắt đầu trả lời, bạn đang để giờ đầu tiên trong ngày của mình — có lẽ là lúc bạn tỉnh táo nhất về mặt tinh thần — bị điều khiển bởi những người chẳng biết gì về ưu tiên của bạn.
Vấn đề càng tệ hơn vì chúng ta đối xử với email như thể nó đòi hỏi một câu trả lời tức thì, trong khi gần như không bao giờ là vậy. Chúng ta nhầm lẫn cái khẩn cấp với người gửi với cái quan trọng với chúng ta. Một email mang một phù hiệu đỏ, phát ra âm thanh, hiện lên như một thông báo; mọi thứ trong thiết kế của nó hét lên "xử lý tôi ngay bây giờ." Và hầu như không có gì rơi vào đó xứng đáng với sự gián đoạn ấy.
Xử lý theo từng đợt, không phải theo thời gian thực
Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản: ngừng đối xử với email như một cuộc trò chuyện nhắn tin tức thời và đối xử với nó đúng bản chất của nó, là thư từ. Thư từ được xử lý theo từng đợt. Thay vì để hộp thư đến của bạn mở suốt cả ngày và phản ứng với mỗi tin nhắn khi nó đến, hãy dành riêng hai hoặc ba khối thời gian cố định để xử lý toàn bộ trong một lượt.
- Đừng bao giờ ngay từ đầu buổi sáng. Hãy dành 60-90 phút đầu tiên của bạn cho công việc quan trọng nhất, loại công việc cần một cái đầu minh mẫn và không ai yêu cầu bạn làm. Mở email sau đó, một khi bạn đã có tiến triển với việc của chính mình.
- Một khối vào giữa buổi sáng (chẳng hạn, 11:00), một khối sau bữa trưa, và nếu cần một khối vào giữa buổi chiều. Ba lượt là đủ cho gần như mọi công việc văn phòng.
- Xử lý cho đến khi trống rỗng. Trong mỗi khối, bạn không "ngó qua một chút": bạn lướt qua từng email mới và đưa ra một quyết định cho mỗi email. Rồi bạn đóng trình email.
Bất cứ ai thực sự cần một câu trả lời trong mười lăm phút tới sẽ không gửi email cho bạn: họ sẽ gọi điện hoặc nhắn tin. Email, về bản chất, là bất đồng bộ. Đối xử với nó như đồng bộ là một sai lầm mà bạn áp đặt lên nó, chứ không phải điều mà phương tiện này đòi hỏi.
Inbox Zero: một quyết định cho mỗi email
Khái niệm Inbox Zero được phổ biến bởi Merlin Mann vào khoảng năm 2007, và gần như ai cũng hiểu sai về nó. Nó không có nghĩa là có không email chưa đọc để khoe khoang, hay sống nô lệ cho bộ đếm. Chữ "không" muốn nói đến lượng thời gian mà tâm trí bạn dành cho hộp thư đến. Mục tiêu không phải là dùng hộp thư đến của bạn như một nơi chứa những việc còn dang dở, vì xem đi xem lại cùng những email ba mươi lần mà không quyết định gì cả là một việc mệt mỏi.
Phương pháp là xử lý mỗi tin nhắn một lần và áp dụng một trong những hành động sau:
- Xóa (hoặc lưu trữ): hầu hết email không cần gì cả. Các bản tin đã đọc, thông báo, bản sao chỉ để biết. Khuất khỏi tầm mắt.
- Trả lời: nếu câu trả lời mất chưa đến hai phút, hãy viết ngay tại đó và xong với nó.
- Hoãn lại: nếu nó cần một câu trả lời dài hơn hoặc cần suy nghĩ, hãy biến nó thành một công việc thực sự trong danh sách hay lịch của bạn, với một thời gian được ấn định. Đừng để nó "được đánh dấu" trong hộp thư đến.
- Ủy thác: nếu nó không phải dành cho bạn, hãy chuyển tiếp đến đúng người và đưa nó ra khỏi hộp thư đến của bạn.
Email là một nơi tuyệt vời để người khác đặt các việc vào danh sách việc cần làm của bạn, và là một nơi tệ hại để quản lý danh sách việc cần làm của chính bạn.
Chìa khóa của Inbox Zero là quyết định được đưa ra một lần. Email mà bạn để "lát nữa" mà không quyết định gì cả lại tiêu tốn năng lượng của bạn thêm một lần nữa mỗi khi bạn nhìn thấy nó. Quyết định và loại bỏ chính là điều giải phóng đầu óc bạn.
Quy tắc hai phút
Quy tắc này đến từ phương pháp método GTD của David Allen và ăn khớp hoàn hảo với email: nếu một công việc mất chưa đến hai phút, hãy làm ngay tại chỗ thay vì ghi lại để làm sau. Việc ghi chú, lên kế hoạch và mở lại một email tầm thường tốn nhiều công sức hơn cả câu trả lời một dòng mà nó đòi hỏi.
Áp dụng vào hộp thư đến của bạn, điều này có nghĩa là trong khối xử lý của bạn, những câu trả lời ngắn — "đã nhận," "thứ Ba thì được với tôi," "chuyển việc này cho Marta" — được gửi đi tức thì. Hãy coi chừng một cái bẫy: quy tắc này chỉ áp dụng trong phiên xử lý của bạn, chứ không phải như một cái cớ để giữ email mở suốt cả ngày để trả lời những chuyện vặt. Và nếu bạn thấy gần như không có gì đến mà mất dưới hai phút, có lẽ vấn đề là bạn ủy thác quá ít, hoặc bạn đang nhận những email đáng lẽ phải thuộc về người khác.
Giảm khối lượng từ nguồn
Việc dọn sạch hộp thư đến dễ hơn nhiều nếu có ít thư đến hơn. Trước khi cải thiện cách bạn xử lý, hãy cắt giảm dòng chảy:
- Hủy đăng ký không thương tiếc. Mỗi lần bạn nhận được một bản tin mà bạn không đọc, đừng lưu trữ nó: cuộn xuống cuối và nhấn hủy đăng ký. Ba mươi giây hôm nay giúp bạn tiết kiệm hàng trăm email mỗi năm.
- Bộ lọc và quy tắc tự động. Đưa thông báo, biên lai và bản tin vào những thư mục mà bạn kiểm tra khi bạn muốn, chứ không phải vào hộp thư đến chính của bạn. Giữ cho thư quan trọng không trộn lẫn với tạp âm.
- Mẫu soạn sẵn cho những việc lặp đi lặp lại. Nếu bạn trả lời cùng một nội dung hết lần này đến lần khác — báo giá, hướng dẫn, lời cảm ơn — hãy lưu nó thành một câu trả lời đóng hộp. Cá nhân hóa hai dòng rồi gửi.
- Viết ít email hơn. Mỗi email bạn gửi đi đều sinh ra những câu trả lời. Hãy rõ ràng, gom các câu hỏi của bạn vào một tin nhắn, và tự hỏi liệu một cuộc gọi ba phút có giải quyết được một chuỗi mười tin nhắn hay không.
Tắt thông báo
Xử lý theo từng đợt sẽ vô nghĩa nếu điện thoại của bạn rung lên mỗi khi một email đến. Thông báo đó phá vỡ sự tập trung của bạn ngay cả khi bạn không nhìn vào nó: chỉ cần biết có thứ gì đó vừa đến cũng kéo bạn ra khỏi công việc. Hãy tắt thông báo email trên điện thoại và máy tính của bạn, tất cả chúng. Đóng tab hộp thư đến trong khi bạn làm việc. Bạn quyết định khi nào mở email của mình; email của bạn không quyết định khi nào gián đoạn bạn.
Dành riêng những khối xử lý đó với một bộ đếm thời gian — một ứng dụng như Pomodomate chẳng hạn — giúp email lấp đầy đúng khoảng thời gian bạn đã ấn định cho nó thay vì tràn ra phần còn lại của ngày. Bạn giới hạn thời gian, xử lý toàn bộ, và quay lại với điều quan trọng.
FAQ
Chỉ kiểm tra email hai hoặc ba lần một ngày liệu có rủi ro không?
Với đại đa số công việc, không. Hãy tự hỏi trong tháng vừa qua có bao nhiêu lần một câu trả lời chậm mười phút đã gây ra một vấn đề thực sự. Hầu như luôn câu trả lời là không lần nào. Nếu vai trò của bạn thực sự là về các tình huống khẩn cấp theo thời gian thực, thì dù sao email cũng không phải công cụ phù hợp cho những việc đó; nên có một kênh trực tiếp (điện thoại, nhắn tin) dành riêng cho những gì thực sự không thể chờ.
Tôi nhận hàng trăm email mỗi ngày, điều này sẽ không hiệu quả với tôi.
Khối lượng rất cao thường là dấu hiệu cho thấy thiếu việc lọc thư, chứ không phải bạn cần dán mắt vào nó. Hãy bắt đầu với các quy tắc tự động: phần lớn trong số hàng trăm thư đó là thông báo và bản tin không cần sự chú ý cá nhân của bạn và có thể đưa vào các thư mục. Cái thực sự đòi hỏi một quyết định từ bạn gần như luôn chỉ là một phần nhỏ trong tổng số.
Tôi nên làm gì với những email cần một câu trả lời dài?
Đừng để chúng trong hộp thư đến như một lời nhắc. Hãy biến chúng thành một công việc cụ thể trong danh sách của bạn, hoặc đặt một khoảng trên lịch để viết chúng, và lưu trữ email đó. Hộp thư đến là một trình quản lý công việc tệ hại: nó trộn lẫn việc đã xong với việc đang chờ và buộc bạn đọc lại mọi thứ mỗi lần. Hãy đưa hành động ra khỏi hộp thư đến và đặt nó vào nơi bạn quản lý công việc của mình.
Tôi có thực sự nên để email lại cho đến sau khối làm việc đầu tiên của mình không?
Đó là một trong những thay đổi có tác động lớn nhất. Giờ đầu tiên của buổi sáng thường là lúc bạn minh mẫn nhất về mặt tinh thần; dùng nó để phản ứng với yêu cầu của người khác là lãng phí năng lượng tốt nhất của bạn vào ưu tiên của người khác. Hãy dành quãng thời gian ấy cho công việc quan trọng nhất, đòi hỏi nhất của bạn, và mở email một khi bạn đã đẩy việc của chính mình tiến lên. Email vẫn sẽ ở đó; sự tập trung buổi sáng của bạn thì không.
