Vous ouvrez votre ordinateur portable pour rédiger ce rapport que vous repoussez depuis trois jours et, avant même d'avoir tapé un seul mot, vous ouvrez votre messagerie « juste pour voir s'il y a une urgence ». Quarante minutes plus tard, vous y êtes toujours, en train de répondre à la question d'un collègue, d'archiver des newsletters, de réorganiser des dossiers. Le rapport est toujours vide. Ce n'est pas un manque de discipline : vous avez commencé la journée à travailler sur les priorités des autres. Votre boîte de réception n'est pas votre liste de tâches ; c'est la liste de tâches de tout le monde, classée selon l'heure où il leur a convenu de vous écrire.
La boîte de réception, c'est la liste des autres
Il est utile de comprendre ce qu'est vraiment une boîte mail. Chaque message qui arrive représente quelque chose qu'une autre personne attend de vous : une demande, une question, une notification, une offre commerciale. Quand vous ouvrez vos mails dès le réveil et que vous commencez à répondre, vous laissez la première heure de votre journée — sans doute votre meilleure, sur le plan mental — être pilotée par des gens qui ne connaissent rien à vos priorités.
Le problème s'aggrave parce que nous traitons le mail comme s'il exigeait une réponse immédiate, alors qu'il ne l'exige presque jamais. Nous confondons ce qui est urgent pour l'expéditeur avec ce qui est important pour nous. Un mail affiche une pastille rouge, émet un son, surgit en notification ; tout dans sa conception crie « occupe-toi de moi tout de suite ». Et presque rien de ce qui atterrit là ne mérite cette interruption.
Traiter par lots, pas en temps réel
L'idée centrale est simple : cessez de traiter le mail comme une conversation de messagerie instantanée et traitez-le pour ce qu'il est, une correspondance. La correspondance se traite par fournées. Plutôt que de garder votre messagerie ouverte toute la journée à réagir à chaque message dès qu'il arrive, réservez deux ou trois plages fixes pour la traiter entièrement d'un seul coup.
- Jamais en tout début de matinée. Consacrez vos 60 à 90 premières minutes à votre travail le plus important, celui qui exige les idées claires et que personne ne vous a demandé. Ouvrez vos mails ensuite, une fois que vous avez avancé sur ce qui vous appartient.
- Une plage en milieu de matinée (par exemple à 11 h), une après le déjeuner et, si nécessaire, une en milieu d'après-midi. Trois passages couvrent presque n'importe quel travail de bureau.
- Traitez jusqu'à vider. Lors de chaque plage, vous ne « jetez pas un œil » : vous parcourez tous les nouveaux mails et prenez une décision pour chacun. Puis vous fermez la messagerie.
Celui qui a réellement besoin d'une réponse dans le quart d'heure ne vous enverra pas un mail : il vous appellera ou vous enverra un message. Le mail est, par nature, asynchrone. Le traiter comme synchrone est une erreur que vous lui imposez, ce n'est pas le médium qui l'exige.
Inbox Zero : une décision par mail
Le concept d'Inbox Zero a été popularisé par Merlin Mann vers 2007, et presque tout le monde s'en méprend. Cela ne signifie pas avoir zéro mail non lu par vanité, ni vivre asservi au compteur. Le « zéro » désigne la quantité de temps que votre esprit consacre à la boîte de réception. L'objectif n'est pas d'utiliser sa messagerie comme un entrepôt de choses en attente, car relire trente fois les mêmes mails sans rien décider est épuisant.
La méthode consiste à traiter chaque message une seule fois et à lui appliquer l'une de ces actions :
- Supprimer (ou archiver) : la plupart des mails n'exigent rien. Newsletters déjà lues, notifications, copies pour information. Hors de vue.
- Répondre : si la réponse prend moins de deux minutes, écrivez-la sur-le-champ et n'y revenez plus.
- Différer : s'il faut une réponse plus longue ou de la réflexion, transformez-le en véritable tâche dans votre liste ou votre agenda, avec un moment attribué. Ne le laissez pas « marqué » dans la boîte.
- Déléguer : si ce n'est pas pour vous, transférez-le à la bonne personne et sortez-le de votre boîte.
Le mail est un endroit formidable pour que les autres déposent des éléments dans votre liste de tâches, et un endroit catastrophique pour gérer la vôtre.
La clé de l'Inbox Zero, c'est que la décision se prend une fois. Le mail que vous laissez « pour plus tard » sans rien décider vous coûte de l'énergie à chaque fois que vous le revoyez. Décider et sortir, voilà ce qui libère l'esprit.
La règle des deux minutes
Cette règle vient de la méthode método GTD de David Allen et colle parfaitement au mail : si une tâche se règle en moins de deux minutes, faites-la sur le moment plutôt que de la noter pour plus tard. Noter, planifier et rouvrir un mail anodin coûte plus d'effort que la réponse d'une ligne qu'il réclamait.
Appliquée à la boîte de réception, cela signifie que, pendant votre plage de traitement, les réponses courtes — « bien reçu », « mardi me convient », « je transmets à Marta » — se règlent à l'instant. Attention à un piège : la règle ne s'applique que pendant votre session de traitement, pas comme prétexte pour garder la messagerie ouverte toute la journée à répondre à des broutilles. Et si vous constatez que presque rien ne descend sous les deux minutes, le problème est peut-être que vous déléguez trop peu, ou que vous recevez des mails qui devraient revenir à quelqu'un d'autre.
Réduire le volume à la source
Vider la boîte est bien plus facile s'il y entre moins de choses. Avant d'améliorer votre façon de traiter, réduisez le débit :
- Désabonnez-vous sans pitié. Chaque fois que vous recevez une newsletter que vous ne lisez pas, ne l'archivez pas : descendez tout en bas et cliquez sur se désabonner. Trente secondes aujourd'hui vous épargnent des centaines de mails par an.
- Filtres et règles automatiques. Envoyez les notifications, les reçus et les bulletins vers des dossiers que vous consultez quand vous le voulez, pas vers la boîte principale. Que les mails importants ne se mélangent pas au bruit.
- Des modèles pour le répétitif. Si vous répondez sans cesse la même chose — devis, consignes, remerciements — enregistrez-la en réponse préenregistrée. Vous personnalisez deux lignes et vous envoyez.
- Écrivez moins de mails. Chaque mail que vous envoyez engendre des réponses. Soyez clair, regroupez vos questions en un seul message et demandez-vous si un appel de trois minutes ne réglerait pas un fil de dix messages.
Coupez les notifications
Traiter par lots ne sert à rien si votre téléphone vibre à chaque mail reçu. Cette notification brise votre concentration même si vous ne la regardez pas : le simple fait de savoir que quelque chose est arrivé vous sort de votre travail. Désactivez les notifications de mail sur le téléphone et l'ordinateur, toutes. Fermez l'onglet de la messagerie pendant que vous travaillez. C'est vous qui décidez quand ouvrir vos mails ; ce n'est pas le mail qui décide quand vous interrompre.
Réserver ces plages de traitement avec un minuteur — une application comme Pomodomate, par exemple — aide le mail à occuper la place que vous lui avez assignée plutôt que de déborder sur le reste de la journée. Vous bornez le temps, vous traitez le tout et vous revenez à l'essentiel.
Foire aux questions
N'est-ce pas risqué de ne consulter ses mails que deux ou trois fois par jour ?
Pour l'immense majorité des métiers, non. Demandez-vous combien de fois, le mois dernier, une réponse dix minutes plus tard aurait causé un vrai problème. Presque toujours, la réponse est : aucune. Si votre poste relève vraiment des urgences en temps réel, le mail n'est de toute façon pas le bon outil pour cela ; il devrait exister un canal direct (téléphone, messagerie) réservé à ce qui n'attend réellement pas.
Je reçois des centaines de mails par jour, ça ne marchera pas pour moi.
Un volume très élevé est souvent le signe d'un filtrage manquant, pas d'un besoin de rester rivé en permanence. Commencez par les règles automatiques : la plupart de ces centaines de mails sont des notifications et des bulletins qui n'exigent pas votre attention individuelle et peuvent aller dans des dossiers. Ce qui requiert vraiment une décision de votre part n'est presque toujours qu'une petite fraction du total.
Que faire des mails qui demandent une réponse longue ?
Ne les laissez pas dans la boîte en guise de rappel. Transformez-les en une tâche concrète dans votre liste, ou réservez un créneau dans l'agenda pour les rédiger, et archivez le mail. La boîte de réception est un piètre gestionnaire de tâches : elle mélange le fait et le en attente et vous force à tout relire à chaque fois. Sortez l'action de la boîte et placez-la là où vous gérez votre travail.
Faut-il vraiment laisser les mails après mon premier bloc de travail ?
C'est l'un des changements à plus fort impact. Votre première heure de la matinée est en général la plus claire mentalement ; la dépenser à réagir aux demandes des autres, c'est gaspiller votre meilleure énergie sur les priorités d'autrui. Consacrez cette tranche à votre travail le plus important et le plus exigeant, et ouvrez vos mails une fois que vous avez fait avancer ce qui vous appartient. Le mail sera toujours là ; votre concentration matinale, non.
