Một danh sách việc cần làm cho bạn biết phải làm gì; nó không bao giờ cho bạn biết khi nào. Khoảng trống đó chính là nơi những ý định tốt đẹp lụi tàn. Một ngày bị lấp đầy bởi các cuộc họp, tin nhắn và những tình huống khẩn cấp của người khác, và đến tối, công việc thực sự quan trọng vẫn còn chưa được động đến. Time blocking khép lại khoảng trống đó ngay từ gốc rễ: thay vì một danh sách các nhiệm vụ trôi nổi không có chốn dung thân, mỗi nhiệm vụ đều có một vị trí cụ thể trên lịch của bạn.
Time blocking là gì
Time blocking là một phương pháp lập kế hoạch trong đó bạn chia ngày của mình thành các khối thời gian và gán một hoạt động cụ thể cho mỗi khối. Thay vì ứng biến trong lúc làm, bạn quyết định trước mình sẽ làm gì và trong bao lâu. Một ngày thôi không còn là một chuỗi phản ứng nữa mà trở thành một kế hoạch do chính bạn viết ra.
Cal Newport, giáo sư khoa học máy tính tại Georgetown và là tác giả cuốn Deep Work (2016), là một trong những người ủng hộ nổi tiếng nhất của phương pháp này. Newport lập luận rằng một người lao động tri thức biết phân khối thời gian của mình có thể tạo ra khối lượng công việc tương đương với hai hoặc ba ngày làm việc không có cấu trúc. Lý lẽ của ông thẳng thừng: một lịch trình không hoàn hảo luôn tốt hơn không có lịch trình, bởi nó buộc bạn phải đối diện với việc thực sự có bao nhiêu thứ vừa vặn trong một ngày.
Đây không phải là một trào lưu mới đây. Elon Musk được cho là điều hành lịch của mình theo từng khoảng năm phút—một phiên bản cực đoan của cùng một ý tưởng. Benjamin Franklin đã lên lịch ngày của mình theo các khối từ tận thế kỷ 18, mở đầu mỗi buổi sáng bằng một câu hỏi cố định: "Hôm nay ta sẽ làm điều tốt lành gì?"
Tại sao một danh sách việc cần làm là chưa đủ
Danh sách việc cần làm có một khiếm khuyết về mặt cấu trúc: nó đối xử với mọi nhiệm vụ như thể chúng chiếm cùng một lượng không gian. "Trả lời email" và "viết báo cáo quý" cùng nằm trên một dòng, nhưng việc này tốn mười phút còn việc kia tốn ba giờ. Không có thời gian gắn kèm, bộ não lặng lẽ trôi dạt về phía việc dễ và trì hoãn việc khó.
Time blocking đưa vào một ràng buộc lành mạnh: có 24 giờ, và không một giờ nào hơn. Khoảnh khắc bạn cố nhét các nhiệm vụ của mình vào một cuốn lịch thực sự, bạn khám phá ra liệu kế hoạch của mình là đầy tham vọng hay hoang tưởng. Sự cọ xát đó chính là tính năng, chứ không phải lỗi.
Một danh sách việc cần làm là một danh sách mong ước. Một cuốn lịch là một sự cam kết với thời gian.
Cách thực hiện time blocking, từng bước một
- Dốc cạn đầu óc của bạn. Hãy viết ra mọi thứ bạn đang gánh: dự án, việc vặt, cuộc gọi, thói quen. Đừng lọc vội—chỉ cần trút hết ra.
- Ước lượng mỗi nhiệm vụ thực sự tốn bao nhiêu thời gian. Hãy thành thật, rồi cộng thêm một khoản dư. Hầu hết mọi người đều đánh giá thấp một cách có hệ thống thời gian mà mọi việc tiêu tốn, một thiên kiến được Daniel Kahneman và Amos Tversky ghi nhận dưới tên "ngụy biện lập kế hoạch" vào năm 1979.
- Gán mỗi nhiệm vụ vào một khối lịch. Mở lịch của bạn ra và đặt trước những khoảng thời gian cụ thể. Hãy đối xử với mỗi khối như một cuộc hẹn với chính mình—bất khả thương lượng như một cuộc họp với sếp của bạn.
- Bảo vệ những giờ năng lượng đỉnh cao của bạn cho công việc sâu. Nếu bạn minh mẫn nhất vào buổi sáng, hãy đặt nhiệm vụ đòi hỏi nhất của bạn vào đó và để các việc hành chính cho buổi chiều.
- Chừa các khoảng đệm giữa các khối. Hãy chèn những khoảng trống từ 10 đến 15 phút cho những điều bất ngờ, cho những lúc chuyển tiếp, và cho những lúc làm quá giờ. Một cuốn lịch không có chỗ co giãn sẽ sụp đổ ngay ở lần trễ đầu tiên.
Day theming: mỗi ngày một chủ đề
Một biến thể đầy uy lực là day theming, được Jack Dorsey phổ biến khi ông cùng lúc điều hành Twitter và Square. Thay vì nhảy qua nhảy lại giữa các dự án trong cùng một ngày, ông dành mỗi ngày cho một lĩnh vực: thứ Hai cho sản phẩm, thứ Ba cho thiết kế, thứ Tư cho tiếp thị. Bộ não phải trả một cái giá mỗi khi nó chuyển đổi bối cảnh; việc nhóm những công việc liên quan theo ngày sẽ làm giảm khoản thuế nhận thức đó.
Time blocking với task batching
Task batching là phần bổ trợ: bạn nhóm những nhiệm vụ nhỏ, tương tự nhau vào một khối duy nhất. Thay vì kiểm tra email bảy lần một ngày, bạn dồn nó vào hai khối cố định. Time blocking quyết định khi nào bạn làm việc; task batching quyết định những gì được nhóm lại bên trong một khối. Cùng nhau, chúng tiêu diệt sự tản mác làm phân mảnh sự chú ý.
Những lỗi thường gặp phá hoại phương pháp này
- Lập kế hoạch quá mức. Nhồi nhét từng phút mà không có chỗ để thở. Bất ngờ đầu tiên sẽ làm đổ cả chuỗi domino và bạn bỏ cuộc, ấm ức.
- Không chừa chỗ co giãn. Nếu ngày của bạn được tính toán đến từng phút, nó không còn năng lực hấp thụ những điều bất ngờ—và điều bất ngờ thì luôn xuất hiện.
- Nhầm kế hoạch với một bản giao kèo thiêng liêng. Time blocking là một giả thuyết về ngày của bạn, không phải một phán quyết. Điều chỉnh các khối ngay khi đang làm là một phần bình thường của phương pháp này.
- Quên các khối dành cho nghỉ ngơi và ăn uống. Nếu bạn không lên lịch cho các quãng nghỉ, cuốn lịch sẽ nói dối và bạn sẽ kiệt sức.
Những công cụ bạn cần (không nhiều)
Bạn không cần phần mềm kỳ lạ. Một cuốn lịch kỹ thuật số—Google Calendar, Outlook, hay Apple Calendar—là đủ để tạo và kéo các khối được tô màu theo từng danh mục. Những người thích giấy bút có thể dùng một cuốn sổ kế hoạch có các ô chia theo từng giờ.
Bên trong mỗi khối tập trung, một kỹ thuật ngắt quãng giúp bạn duy trì sự tập trung và chia nhỏ thời gian thành những phiên dễ quản lý. Một bộ đếm thời gian như Pomodomate ăn khớp một cách tự nhiên ở đây: nó tổ chức khối chín mươi phút đó thành các técnica Pomodoro làm việc và những quãng nghỉ vi mô, để khối ấy không chỉ là một ý định tốt đẹp trên lịch mà là khoảng thời gian bạn đã thực sự làm việc.
FAQ
Một khối thời gian nên dài bao lâu?
Điều đó tùy thuộc vào nhiệm vụ. Đối với công việc sâu, các khối từ 60 đến 90 phút hoạt động tốt, vì chúng tôn trọng những giới hạn tự nhiên của sự chú ý bền bỉ. Đối với các việc hành chính hoặc cuộc họp, 25 đến 45 phút thường là đủ. Hãy tránh các khối dài hơn hai giờ mà không có quãng nghỉ.
Tôi phải làm gì nếu một nhiệm vụ tràn ra khỏi khối của nó?
Đừng tự trừng phạt bản thân. Hãy chuyển phần còn lại vào khoảng đệm trống tiếp theo của bạn hoặc dời nó sang một ngày khác. Khả năng điều chỉnh lại mà không mặc cảm tội lỗi chính là điều phân biệt những người gắn bó với phương pháp này với những người bỏ cuộc ngay trong tuần đầu tiên.
Time blocking có hiệu quả không nếu ngày của tôi bị chi phối bởi sự khẩn cấp của người khác?
Có, với một điều chỉnh nhỏ: hãy đặt trước những khối "thời gian phản ứng" rõ ràng để xử lý bất cứ điều gì phát sinh, và chỉ bảo vệ một vài khối công việc sâu. Ngay cả một giờ được bảo vệ mỗi ngày cũng tạo ra một khác biệt to lớn so với một ngày hoàn toàn phản ứng.
Nó có tương thích với Kỹ thuật Pomodoro không?
Hoàn toàn. Chúng vận hành trên những tầng khác nhau: time blocking tổ chức một ngày ở cấp độ vĩ mô (khối nào, vào lúc mấy giờ), còn Pomodoro cấu trúc công việc bên trong mỗi khối ở cấp độ vi mô (các phiên 25 phút có quãng nghỉ). Sử dụng cả hai cùng nhau thường hiệu quả hơn dùng riêng từng cái.
