Bạn kết thúc một ngày họp qua video còn kiệt sức hơn cả sau một đợt lao động thể chất nặng nhọc, trong khi gần như chẳng hề di chuyển. Đó không phải vì bạn yếu đuối hay thiếu kinh nghiệm: sự mệt mỏi vì gọi video có cơ sở khoa học cụ thể, và hiểu được điều này là bước đầu tiên để không còn phải trả cái giá đó mỗi buổi chiều. Năm 2021, giáo sư Jeremy Bailenson của Đại học Stanford đã công bố trên tạp chí Technology, Mind, and Behavior khung lý thuyết học thuật đầu tiên giải thích vì sao họp qua video làm chúng ta mệt theo những cách mà các cuộc họp trực tiếp không gây ra.
Thuật ngữ "Zoom fatigue" trở nên phổ biến trong đại dịch, khi hàng triệu người chuyển từ không có cuộc gọi video nào sang năm cuộc mỗi ngày chỉ sau một đêm. Nhưng nó không phải một thương hiệu hay một trào lưu nhất thời: nó mô tả một hiện tượng có thật, ảnh hưởng đến bất kỳ ai làm việc từ xa, bất kể họ dùng nền tảng nào.
Bốn Nguyên Nhân, Theo Stanford
Bailenson đã xác định bốn cơ chế biến một cuộc gọi video thành gánh nặng nề hơn nhiều so với một cuộc trò chuyện mặt đối mặt. Đây không phải là phỏng đoán: chúng là những giả thuyết rút ra từ hàng thập kỷ nghiên cứu về giao tiếp và tương tác ảo.
1. Giao Tiếp Bằng Mắt Quá Mức và Quá Gần
Trong một cuộc họp trực tiếp, bạn nhìn người đang nói và rời mắt khỏi mọi người khác. Trong một lưới hình gọi video, gương mặt của tất cả mọi người đang nhìn chằm chằm vào bạn suốt thời gian, và mặt bạn cũng nhìn họ, ở khoảng cách mà não bộ hiểu là thân mật hoặc thậm chí đe dọa. Bailenson so sánh điều này với việc đứng trong một thang máy chật ních nơi mọi người nhìn thẳng vào mắt nhau — một tình huống mà ngoài đời ta sẽ tránh vì nó quá khó chịu.
2. Nhìn Thấy Chính Mình Theo Thời Gian Thực
Dành hàng giờ ngắm hình ảnh phản chiếu của chính mình là điều không tự nhiên. Nó giống như có ai đó đi theo bạn cả ngày, cầm một tấm gương. Việc liên tục tự quan sát đó kích hoạt một quá trình tự đánh giá mang tính phê phán, làm cạn kiệt các nguồn lực tinh thần. Bailenson nói thẳng: không ai muốn một cuộc họp mà có một trợ lý cầm gương trước mặt bạn trong suốt cuộc trò chuyện.
3. Giảm Khả Năng Vận Động
Khi gặp trực tiếp, ta đi lại, ra điệu bộ, di chuyển. Trong một cuộc gọi video, bạn bị neo vào khung hình của camera: bất kỳ cử động nào cũng đưa bạn ra khỏi khung hình, nên bạn ngồi yên hàng giờ. Và có bằng chứng cho thấy vận động hỗ trợ hiệu suất nhận thức; loại bỏ nó sẽ làm tổn hại cả sự tập trung lẫn tâm trạng.
4. Tải Trọng Nhận Thức Cao Hơn
Giao tiếp của con người phần lớn là phi ngôn ngữ. Trong một cuộc gọi video, bạn phải có ý thức tạo ra những tín hiệu vốn diễn ra tự động khi gặp trực tiếp — gật đầu một cách phóng đại, nhìn chằm chằm vào ống kính để "giao tiếp bằng mắt" — đồng thời phải diễn giải tín hiệu của mọi người khác qua một hình ảnh bị cắt xén, đôi khi còn bị trễ. Sự gắng sức kép đó thật mệt mỏi.
Não bộ xem một màn hình đầy khuôn mặt như một căn phòng đầy người đang nhìn chằm chằm vào bạn. Khác biệt là trong một căn phòng thật, bạn có thể nhìn đi nơi khác; còn trước camera, bạn cảm thấy mình không nên làm vậy.
Các Giải Pháp Rút Ra Từ Chính Những Nguyên Nhân
Điều khiến khung lý thuyết của Bailenson trở nên hữu ích là mỗi vấn đề đều gợi ý ra cách khắc phục riêng của nó. Mục tiêu không phải "ráng chịu đựng" mà là vô hiệu hóa từng cơ chế cụ thể.
- Đôi khi hãy tắt camera. Không phải cuộc họp nào cũng đòi hỏi gương mặt bạn phải hiện diện liên tục. Thống nhất rằng camera là tùy chọn — trừ khi bạn đang nói — giúp giảm cùng lúc cả việc giao tiếp bằng mắt quá mức lẫn việc tự quan sát.
- Ẩn hình ảnh của chính bạn. Gần như mọi nền tảng đều cho phép bạn ẩn khung hình của chính mình. Camera vẫn bật cho người khác, nhưng bạn thôi không ngắm mình nữa. Đây là một trong những thiết lập có tác động lớn nhất mà gần như không ai dùng.
- Lùi ra xa màn hình. Tạo một khoảng cách giữa bạn và màn hình, hoặc dùng một cửa sổ nổi nhỏ hơn. Bạn sẽ giảm cảm giác bị xâm phạm không gian riêng tư.
- Quay lại với chỉ âm thanh. Với những cuộc gọi dài hoặc các buổi cập nhật, một cuộc hội thoại chỉ có giọng nói sẽ xóa bỏ ba trong bốn vấn đề chỉ trong một động tác. Đôi khi cuộc gọi video tốt nhất là cuộc gọi không có video.
Thiết Kế Lại Chính Cuộc Họp
Phần lớn sự mệt mỏi không đến từ công nghệ mà từ cách chúng ta xâu chuỗi các cuộc họp lại với nhau. Thói quen lên lịch các cuộc gọi bắt đầu và kết thúc đúng đầu giờ tạo nên những ngày làm việc không có lấy một khoảng thở giữa chúng.
Microsoft, dựa trên nghiên cứu EEG của chính họ tại Human Factors Lab, đã phổ biến các cuộc họp 25 và 50 phút thay vì 30 và 60. Khoảng năm hoặc mười phút giữa các cuộc gọi đó không phải thời gian lãng phí: đó là điều cho phép não bộ "tiếp đất" trước cuộc họp tiếp theo. Những biện pháp khác giúp giảm bớt gánh nặng:
- Một chương trình họp bắt buộc. Không có mục tiêu được viết ra, một cuộc họp sẽ kéo dài và đi lạc đề. Một chương trình ngắn gọn sẽ giới hạn và rút ngắn nó.
- Những khoảng không họp hành. Hãy dành sẵn những khung giờ cố định trên lịch — lý tưởng là cả một buổi sáng hoặc buổi chiều — được bảo vệ khỏi mọi cuộc gọi. Đó là nơi diễn ra công việc thực sự đòi hỏi sự tập trung.
- Tự hỏi liệu có cần một cuộc họp hay không. Nhiều cuộc gọi thực ra chỉ là một tài liệu hoặc một tin nhắn bất đồng bộ mà ai đó đã biến thành một sự kiện trên lịch chỉ vì thói quen.
Phục Hồi Sự Tập Trung Giữa Các Cuộc Gọi
Dù bạn đã tối ưu mọi thứ, vẫn sẽ có những ngày họp nối tiếp họp. Thử thách khi đó là làm sao không bước vào buổi chiều trong tình trạng cạn kiệt. Chìa khóa là xem những khoảng trống năm hoặc mười phút đó là sự phục hồi thực sự, chứ không phải thời gian để dọn hộp thư đến (vốn chỉ là thêm một màn hình nữa).
Hãy đứng dậy. Nhìn qua cửa sổ về một thứ gì đó ở xa để cho mắt nghỉ ngơi khỏi sự chăm chú ở cự ly gần. Uống nước, đi sang phòng khác, hít ba hơi thở chậm rãi. Việc cấu trúc những khoảng nghỉ ngắn đó — và cả công việc tập trung giữa cuộc gọi này với cuộc gọi kế tiếp — bằng một bộ hẹn giờ técnica Pomodoro như Pomodomate giúp khoảng nghỉ thực sự diễn ra thay vì tan biến vào một thông báo khác. Khác biệt giữa việc đến cuối ngày trong trạng thái kiệt sức hay vẹn nguyên gần như không bao giờ nằm ở bản thân các cuộc họp, mà ở những gì bạn làm trong những phút ngăn cách chúng.
Câu Hỏi Thường Gặp
Zoom fatigue có giống với việc mệt trong các cuộc họp trực tiếp không?
Không hẳn. Những cuộc họp dài luôn làm bạn mệt, nhưng nghiên cứu của Bailenson chỉ ra những yếu tố riêng của video — giao tiếp bằng mắt ở cự ly gần, nhìn thấy chính mình, sự bất động và tải trọng nhận thức cao hơn — những thứ không tồn tại trong một căn phòng thật. Đó là lý do một ngày họp qua video có thể khiến bạn kiệt sức hơn cùng số lượng cuộc họp trực tiếp.
Tắt camera có sai không? Liệu nó có khiến tôi trông như thiếu chú ý?
Điều đó phụ thuộc vào văn hóa của nhóm, nhưng quy chuẩn "luôn bật camera" không có bằng chứng nào ủng hộ và còn làm sự mệt mỏi tệ hơn. Cách hợp lý là thống nhất về kỳ vọng: bật camera khi bạn đang nói hoặc trong các cuộc họp ra quyết định nhỏ, tùy chọn trong các cuộc gọi lớn hoặc mang tính thông tin. Đề cập điều này một cách cởi mở thường giúp giải tỏa cho cả nhóm, không chỉ riêng bạn.
Một cuộc họp nên kéo dài bao lâu để tránh làm mọi người mệt mỏi?
Không có con số kỳ diệu, nhưng rút ngắn mặc định từ 30 xuống 25 phút và từ 60 xuống 50 phút sẽ chừa ra một khoảng giữa các cuộc gọi, giúp giảm đáng kể sự mệt mỏi tích lũy. Với nhiều cuộc trò chuyện, 25 phút tập trung kèm một chương trình họp đạt được nhiều hơn một giờ mơ hồ.
Chế độ chỉ âm thanh có giúp ích nếu tôi vẫn phải ở trong một cuộc gọi dài không?
Rất nhiều. Chỉ âm thanh loại bỏ việc giao tiếp bằng mắt quá mức, việc tự quan sát, và một phần cả sự bất động — bạn có thể đi lại trong khi nghe. Với các buổi cập nhật, brainstorm hay trò chuyện một-đối-một, nó thường là lựa chọn ít mệt mỏi nhất mà không mất đi nhiều chất lượng.
