Bạn nghĩ mình đang làm hai việc cùng một lúc, nhưng thực ra bạn đang làm hai việc tệ hơn, lần lượt từng việc một. Multitasking—đặc điểm mà rất nhiều người khoe trong hồ sơ xin việc của họ—là một trong những lầm tưởng tốn kém nhất của công việc hiện đại. Não của bạn không xử lý song song những công việc đòi hỏi nhiều suy nghĩ: nó chuyển đổi giữa chúng với tốc độ cao, và mỗi lần chuyển đổi đều gửi đến bạn một hóa đơn.
Điều gì thực sự xảy ra khi bạn "làm nhiều việc cùng lúc"
Hãy bắt đầu bằng một sự phân biệt quan trọng. Bạn thực sự có thể vừa đi vừa nói chuyện, hoặc gấp quần áo trong khi nghe podcast. Điều đó khả thi vì ít nhất một trong những hoạt động ấy mang tính tự động và hầu như không cần đến sự chú ý có ý thức. Multitasking nhận thức đích thực—trả lời email trong khi soạn báo cáo và theo dõi một cuộc họp—lại là chuyện hoàn toàn khác.
Khi hai nhiệm vụ cùng đòi hỏi sự chú ý có ý thức của bạn, não không chạy chúng song song; nó đi qua đi lại giữa chúng. Các nhà nghiên cứu gọi đây là task-switching. Mỗi lần chuyển đổi buộc vỏ não trước trán của bạn phải bỏ một bộ quy tắc xuống và nạp một bộ khác lên: bạn đang ở đâu, bạn muốn làm gì, điều gì tiếp theo. Việc khởi động lại đó không miễn phí.
Cái giá của việc chuyển đổi, đã được đo lường
Nhà tâm lý học David Meyer, thuộc University of Michigan, đã nghiên cứu hiện tượng này trong nhiều năm. Công trình của ông, được American Psychological Association tóm lược, cho thấy rằng việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ có thể cắt giảm năng suất tới 40% so với khi làm từng việc một. Đó không phải con số nhỏ: nó có nghĩa là gần một nửa năng lực của bạn bốc hơi không phải trong chính công việc, mà trong những bước nhảy giữa các nhiệm vụ.
Thời gian bị mất không nằm trong các nhiệm vụ. Nó nằm ở những khoảng trống giữa chúng, nơi não bạn phải định hướng lại hết lần này đến lần khác.
Cái giá có hai thành phần. Thứ nhất là thời gian tái cấu hình: những mili giây—hoặc giây—mà tâm trí bạn cần để nạp ngữ cảnh của nhiệm vụ mới. Nghe có vẻ vặt vãnh, nhưng hãy nhân nó với hàng chục hoặc hàng trăm lần chuyển đổi trong một ngày bình thường. Thứ hai, và xảo trá hơn, là sự gia tăng lỗi: khi xây dựng lại ngữ cảnh một cách vội vã, bạn bỏ sót chi tiết và ra những quyết định tệ hơn.
Dư âm chú ý: phần của bạn bị bỏ lại phía sau
Nhà nghiên cứu Sophie Leroy, thuộc University of Washington, đã mô tả vào năm 2009 một cơ chế giải thích vì sao việc chuyển đổi lại gây tổn hại đến vậy: dư âm chú ý. Khi bạn chuyển từ nhiệm vụ A sang nhiệm vụ B, một phần sự chú ý của bạn vẫn còn mắc kẹt ở nhiệm vụ A, đặc biệt nếu bạn để nó dang dở. Bạn không bắt đầu B với 100%; bạn bắt đầu nó với một phần tâm trí vẫn còn nhai lại những gì đã diễn ra trước đó.
Hệ quả lại trái với trực giác: đôi khi tốt hơn là hoàn thành một nhiệm vụ nhỏ trước khi chuyển đổi, ngay cả khi điều đó làm trì hoãn việc chuyển, bởi bạn bắt đầu việc tiếp theo với một cái đầu thông suốt. Cảm giác "tôi cứ để dở dang rồi quay lại sau" chính là điều khiến bạn ít sẵn sàng nhất cho việc sắp tới.
23 phút để phục hồi
Gloria Mark, giáo sư tại University of California, Irvine, đã dành nhiều thập kỷ nghiên cứu cách chúng ta thực sự làm việc trước màn hình. Một trong những phát hiện được trích dẫn nhiều nhất của bà là rằng, sau một sự gián đoạn, một người trung bình cần khoảng 23 phút để quay lại nhiệm vụ ban đầu với sự tập trung trọn vẹn. Và không phải vì họ ngồi đơ ra: thông thường, trước khi nối lại việc đang làm, họ đi qua hai nhiệm vụ khác chẳng liên quan.
Ghép các mảnh lại và bức tranh trở nên rõ ràng. Nếu bạn bị gián đoạn—hoặc tự gián đoạn mình bằng việc kiểm tra điện thoại—cứ vài phút một lần, bạn sẽ chẳng bao giờ chạm tới sự tập trung sâu, nơi những công việc giá trị được hoàn thành. Bạn sống trên một bề mặt chú ý liên tục bị phân mảnh.
Vì sao nó có cảm giác năng suất (mà thật ra không phải)
Nếu multitasking kém hiệu quả đến vậy, tại sao chúng ta lại làm nó nhiều như thế? Bởi vì nó mang lại cảm giác dễ chịu. Mỗi lần chuyển đổi nhiệm vụ, mỗi email được trả lời, mỗi thông báo được xử lý đều giải phóng một liều nhỏ dopamine và một cảm giác hoàn thành tức thì. Bạn bận rộn, vậy nên bạn năng suất, ảo tưởng thì thầm như thế. Nhưng bận rộn và tiến triển trong những điều quan trọng là hai chuyện khác nhau, và multitasking xuất sắc ở cái thứ nhất trong khi phá hoại cái thứ hai.
Cách giành lại single-tasking
Tin tốt là sự tập trung vào một việc duy nhất có thể rèn luyện được. Những thực hành sau đây có hiệu quả:
- Một tiêu điểm tại một thời điểm. Trước khi bắt đầu, hãy tuyên bố rõ ràng: "Trong khối này tôi chỉ làm [nhiệm vụ]." Mọi thứ khác nảy lên, bạn ghi chú lại và để dành cho sau.
- Chặn các nguồn gây gián đoạn. Điện thoại ở phòng khác hoặc bật chế độ máy bay, thông báo bị tắt tiếng, email đóng lại trừ những thời điểm đã định. "Cố gắng phớt lờ chúng" là chưa đủ: chỉ riêng việc nhìn thấy chúng đã ngốn tài nguyên.
- Làm việc theo các khoảng thời gian có hẹn giờ. Kỹ thuật técnica Pomodoro—các khối tập trung tiếp nối bằng những lần nghỉ—cấu trúc hóa ngày làm việc thành những đoạn single-tasking được bảo vệ. Một bộ đếm thời gian như Pomodomate biến cam kết đó thành điều gì đó cụ thể: trong suốt khối, chỉ một nhiệm vụ.
- Gom nhóm những việc tương tự. Trả lời tất cả email cùng một lúc, gọi lại tất cả các cuộc gọi liền mạch. Chuyển đổi giữa những nhiệm vụ tương tự tốn ít hơn so với nhảy giữa những thế giới khác nhau.
- Đóng các vòng lặp còn mở. Khi có thể, hãy hoàn thành một nhiệm vụ nhỏ trước khi sang việc tiếp theo để bạn không kéo theo dư âm chú ý.
Một ngoại lệ trung thực
Không phải mọi sự kết hợp hoạt động đều có hại. Nghe nhạc không lời trong khi làm một công việc máy móc, hay đi bộ trong khi nghe sách nói, không phải là multitasking nhận thức vì một trong hai thứ không cạnh tranh giành lấy suy nghĩ có ý thức của bạn. Vấn đề chỉ nảy sinh khi cả hai nhiệm vụ cùng đòi hỏi sự chú ý có chủ đích của bạn. Nhận ra ranh giới đó cứu bạn khỏi cảm giác tội lỗi không cần thiết và giúp bạn chọn những trận chiến thực sự đáng giá.
FAQ
Vậy có phải tôi không bao giờ nên làm hai việc cùng lúc?
Chỉ khi cả hai cùng đòi hỏi sự chú ý có ý thức. Ghép một nhiệm vụ tự động (đi bộ, gấp quần áo) với một nhiệm vụ cần suy nghĩ thì hoàn toàn ổn; tổn hại xuất hiện khi hai nhiệm vụ tranh giành khả năng lập luận của bạn.
Con số 40% đến từ đâu?
Từ nghiên cứu của David Meyer và các cộng sự, được American Psychological Association phổ biến: chuyển đổi giữa các nhiệm vụ có thể tốn tới 40% thời gian năng suất so với làm chúng tuần tự.
Tại sao tôi mất quá nhiều thời gian để tập trung lại sau một gián đoạn?
Vì sự kết hợp giữa thời gian tái cấu hình và dư âm chú ý. Công trình của Gloria Mark đặt thời gian trung bình để quay lại hoàn toàn nhiệm vụ ban đầu sau một lần xao nhãng vào khoảng 23 phút.
Multitasking có làm tổn hại não vĩnh viễn không?
Không có bằng chứng vững chắc về tổn hại vĩnh viễn, nhưng có bằng chứng về hiệu suất kém hơn trong khi bạn làm nó và về một thói quen chú ý phân mảnh khó đảo ngược. Khả năng tập trung phục hồi khi luyện tập single-tasking.
