Hãy cho mình một tuần để viết một bản ghi nhớ dài một trang và bằng cách nào đó nó sẽ chiếm trọn cả tuần. Hãy cho mình chín mươi phút cho cùng bản ghi nhớ đó, và nó hoàn thành trong chín mươi phút, thường không hề tệ hơn. Tính co giãn cứng đầu đó có một cái tên, và hiểu nó là một trong những nâng cấp năng suất âm thầm nhất hiện có.
Nguyên lý đó là Định luật Parkinson: công việc giãn ra để lấp đầy thời gian sẵn có cho việc hoàn thành nó. Đây không phải một mẩu chuyện dân gian văn phòng mơ hồ. Nó được Cyril Northcote Parkinson, một sử gia hải quân người Anh, đặt ra trong một bài tiểu luận châm biếm đăng trên The Economist năm 1955, sau đó được mở rộng thành cuốn sách năm 1958 cùng tên.
Định Luật Này Đến Từ Đâu
Parkinson không viết về tự lực. Ông đang nghiên cứu bộ máy quan liêu. Ông nhận thấy rằng số nhân viên của Bộ Hải quân Anh vẫn cứ tăng lên ngay cả khi số tàu thu hẹp lại sau Thế chiến thứ nhất. Các quan chức không lười biếng; họ đang tạo việc cho nhau, nhân thêm các bản ghi nhớ và ủy ban để lấp đầy giờ làm việc và biện minh cho số lượng nhân sự. Từ đó ông rút ra câu nói nổi tiếng của mình, nửa đùa nửa là một định luật sắt thép về các tổ chức.
"Công việc giãn ra sao cho lấp đầy thời gian sẵn có cho việc hoàn thành nó." — Cyril Northcote Parkinson, 1955
Điều bắt đầu như một sự phê phán việc bộ máy chính phủ phình to hóa ra lại mô tả một thứ gì đó phổ quát về cách các cá nhân làm việc nữa. Công việc mà bạn có cả buổi chiều để làm sẽ ngốn hết buổi chiều. Cùng công việc đó, đến hạn trong một giờ, được hoàn thành trong một giờ.
Vì Sao Công Việc Giãn Ra
Định luật này không phải phép màu. Nó dựa trên những cơ chế tâm lý thông thường mà bạn có thể gọi tên và đối phó:
- Chủ nghĩa cầu toàn với khoảng trống để lang thang: với thời gian dồi dào, bạn cứ tiếp tục đánh bóng, hoài nghi chính mình và thêm những hoa lá cành mà không ai yêu cầu. Các ràng buộc buộc bạn phải quyết định điều gì thực sự là đủ tốt.
- Sự vắng mặt của tính khẩn cấp: không có hạn chót gần kề, không có tín hiệu nào nói với bộ não bạn rằng phải tập trung. Sự chú ý lang thang đến những công việc dễ dàng hơn, dễ chịu hơn.
- Ngụy biện lập kế hoạch theo chiều ngược lại: người ta lấp đầy thời gian ngay cả khi họ hoàn thành sớm, độn thêm vào công việc những thứ phụ ít giá trị thay vì giành lại khoảng dư đó.
- Định luật về sự Tầm thường của Parkinson: hệ quả của chính Parkinson, đôi khi gọi là bikeshedding, nói rằng chúng ta dành thời gian một cách không tương xứng cho những chi tiết tầm thường, dễ nắm bắt trong khi những quyết định lớn lại trôi qua êm xuôi. Công việc dễ dàng giãn ra để chèn ép công việc khó khăn.
Biến Định Luật Thành Lợi Thế Của Bạn
Nếu công việc giãn ra để lấp đầy thời gian, đòn bẩy thật rõ ràng: thu hẹp thời gian lại. Hạn chót không chỉ mang tính hành chính; chúng là những công cụ nhận thức nén lại nỗ lực và mài sắc sự tập trung. Đây là cách vận dụng chúng một cách có chủ đích.
1. Đặt Hạn Chót Nhân Tạo, Chặt Chẽ
Phần lớn công việc của bạn không có hạn chót thực sự, hoặc một hạn chót xa đến mức không tạo ra áp lực nào. Hãy bịa ra một cái. Quyết định rằng báo cáo đến hạn lúc 2 giờ chiều, chứ không phải "cuối tuần." Hạn chót đó nên cảm thấy hơi khó chịu, chỉ vừa trước điểm mà công việc cảm thấy thực sự bất khả thi. Cái mép đó là nơi sự tập trung trú ngụ.
2. Sử Dụng Timeboxing
Gán một khoảng thời gian cố định cho một công việc và dừng lại khi hết giờ, bất kể nó có cảm thấy đã xong hay chưa. Timeboxing lật ngược câu hỏi thường thấy từ "việc này sẽ mất bao lâu?" thành "tôi có thể làm được bao nhiêu trong chiếc hộp này?" Nó cũng phơi bày việc "đã xong" thường chỉ là một cái cớ để tiếp tục mân mê.
3. Biến técnica Pomodoro Thành Vi-Hạn-Chót Của Bạn
Một khoảng Pomodoro 25 phút là một hạn chót mà bạn có thể cảm nhận tiếng tích tắc. Hứa với bản thân rằng bạn sẽ soạn xong cả email trong một khoảng đó tiêm vào chính xác sự khẩn cấp mà Parkinson mô tả, ở một quy mô đủ nhỏ để bắt đầu ngay lập tức. Một bộ đếm giờ đang chạy, dù là đồng hồ bếp hay một công cụ như Pomodomate, biến một ý định trừu tượng thành một cuộc đếm ngược cụ thể.
4. Cắt Ước Lượng, Rồi Cắt Tiếp
Khi bạn ước lượng một công việc mất ba giờ, hãy thử cho nó hai giờ. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc công việc đó vừa vặn thường xuyên đến mức nào, bởi vì ước lượng ban đầu đã được độn thêm bằng sự giãn nở mà bạn chưa bao giờ để ý. Nếu hai giờ thực sự không đủ, bạn sẽ phát hiện ra điều đó nhanh chóng và có thể điều chỉnh, mà không mất gì cả.
Các Định Luật Phái Sinh
Sự thấu hiểu của Parkinson được tổng quát hóa thành một họ các định luật "giãn nở" đáng biết vì chúng định hình công việc và cuộc sống hiện đại:
- Định luật về dữ liệu: dữ liệu giãn ra để lấp đầy không gian sẵn có cho việc lưu trữ. Bất kỳ ai từng lấp đầy một ổ cứng, rồi một ổ lớn hơn, đều nhận ra điều đó.
- Định luật về chi tiêu: thường được tóm gọn là chi tiêu tăng lên cho khớp với thu nhập. Lạm phát lối sống là Định luật Parkinson áp dụng cho tài khoản ngân hàng của bạn.
- Định luật về sự tầm thường: một vấn đề càng tầm thường, một nhóm càng dành nhiều thời gian tranh luận về nó, bởi vì ai cũng có ý kiến về màu sơn của nhà để xe đạp nhưng ít người có ý kiến về lò phản ứng nằm bên cạnh nó.
Sợi chỉ chung là các nguồn lực, dù là thời gian, không gian, tiền bạc hay sự chú ý, đều bị tiêu thụ cho đến bất kỳ giới hạn nào bạn cho phép. Đặt giới hạn đó một cách có chủ đích thì nguồn lực phục vụ bạn. Để nó mở thì nó cạn kiệt đi mất.
Lưu Ý Quan Trọng: Đừng Hy Sinh Chất Lượng
Định luật Parkinson là một sự hiệu chỉnh, không phải một tín điều. Nén thời gian hiệu quả vì hầu hết các công việc mang theo khoảng dư ẩn, chứ không phải vì nhanh hơn thì luôn tốt hơn. Một số công việc thực sự cần thời gian để thở: nghiên cứu sâu, thiết kế phức tạp, viết lách cẩn thận, và bất cứ thứ gì mà một sai sót vội vàng gây tốn kém. Ép một ca phẫu thuật hay một hợp đồng pháp lý vào một timebox tùy tiện là liều lĩnh, không phải hiệu quả.
Kỹ năng là hiệu chỉnh. Dùng những hạn chót chặt chẽ để bóc đi phần độn và sự trôi dạt cầu toàn, rồi kiểm tra kết quả một cách trung thực. Nếu chất lượng vẫn giữ vững, bạn đã giành lại thời gian một cách miễn phí. Nếu nó nứt vỡ, bạn đã học được sàn thực sự cho công việc đó và có thể đặt một giới hạn tỉnh táo hơn. Mục tiêu là loại bỏ lãng phí, chứ không phải chế tạo sự cẩu thả.
Đưa Vào Thực Hành Trong Tuần Này
Chọn ba công việc lặp lại quen lan tràn. Với mỗi công việc, ghi lại nó thường mất bao lâu, rồi đặt một hạn chót ở khoảng hai phần ba của con số đó. Chạy chúng dưới giới hạn mới trong một tuần và ghi chú điều gì đã xảy ra với cả thời gian lẫn kết quả đầu ra. Bạn gần như chắc chắn sẽ phát hiện rằng một số công việc chưa bao giờ là công việc ba giờ; chúng là những công việc chín mươi phút khoác lên bộ trang phục ba giờ.
Các Câu Hỏi Thường Gặp
Định luật Parkinson đã được chứng minh khoa học chưa?
Nó bắt đầu như một sự châm biếm chứ không phải một nghiên cứu có kiểm soát, vì vậy hãy xem nó như một quan sát sắc bén thay vì một định luật tự nhiên được đo lường. Dù vậy, nghiên cứu liên quan về hạn chót và áp lực thời gian liên tục cho thấy các ràng buộc có thể tập trung nỗ lực, đó là lý do nguyên lý này vẫn hữu ích trong thực hành.
Chẳng phải hạn chót chặt chẽ chỉ làm tôi căng thẳng sao?
Có sự khác biệt giữa áp lực lành mạnh và quá tải kinh niên. Một hạn chót thử thách nhưng có thể đạt được có xu hướng mài sắc sự tập trung; một hạn chót bất khả thi gây ra lo âu và công việc tệ hơn. Hãy hiệu chỉnh sức ép, và bảo vệ thời gian phục hồi thực sự giữa các sprint.
Điều này khác gì với trì hoãn, khi mà tôi cũng chỉ làm việc gần hạn chót?
Trì hoãn là để một hạn chót đến một cách tình cờ rồi hoảng loạn. Sử dụng Định luật Parkinson là đặt một hạn chót sớm hơn một cách có chủ đích và làm việc hướng tới nó một cách bình thản. Cùng một sự nén, nhưng sự kiểm soát rất khác.
Nếu tôi thực sự cần nhiều thời gian hơn thì sao?
Vậy thì hãy cho mình nhiều hơn, một cách có chủ đích. Điểm mấu chốt là chọn giới hạn một cách có ý thức thay vì mặc định theo bất kỳ khung thời gian mơ hồ nào mà cuốn lịch tình cờ đưa ra. Một hạn chót chặt chẽ thất bại một cách trung thực dạy cho bạn yêu cầu thực sự.
