Vào năm 1918, Charles M. Schwab, một trong những người giàu nhất thế giới và là chủ tịch của Tập đoàn Thép Bethlehem, đang tìm cách nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ quản lý của mình. Để đạt được điều này, ông đã thuê một chuyên gia năng suất tên là Ivy Lee.
Lee đã đề xuất một phương pháp cực kỳ đơn giản chỉ mất 15 phút mỗi ngày. Ông nói với Schwab: "Hãy dùng thử trong ba tháng, sau đó gửi cho tôi một tờ séc trị giá bất kỳ số tiền nào ông thấy xứng đáng." Ba tháng sau, Schwab đã gửi cho ông một tờ séc trị giá 25.000 đô la vào thời điểm đó (tương đương với hơn 400.000 đô la ngày nay). Đây là nguồn gốc của Phương pháp Ivy Lee.
Phương pháp Ivy Lee là gì?
Sự thiên tài của phương pháp này nằm ở tính đơn giản tuyệt đối của nó. Trong một thế giới ngập tràn các ứng dụng công việc và hệ thống tổ chức phức tạp, quy tắc của Ivy Lee nổi bật nhờ tính tối giản. Phương pháp này gồm 5 bước hàng ngày:
- Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra giấy 6 công việc quan trọng nhất bạn cần hoàn thành vào ngày mai. Đừng viết 5, cũng đừng viết 7; con số bắt buộc phải là chính xác 6.
- Sắp xếp 6 công việc này theo thứ tự thực sự quan trọng, từ số 1 đến số 6.
- Vào ngày hôm sau, hãy tập trung hoàn toàn vào công việc đầu tiên. Hãy làm việc đó cho đến khi hoàn thành xong trước khi chuyển sang công việc thứ hai.
- Giải quyết phần còn lại của danh sách theo cách tương tự. Nếu bạn chưa hoàn thành hết vào cuối ngày, hãy chuyển các công việc còn lại vào danh sách 6 việc của ngày hôm sau.
- Lặp lại quá trình này vào mỗi ngày làm việc.
Tại sao phương pháp này lại hiệu quả đến vậy?
Mặc dù đã ra đời hơn một thế kỷ, phương pháp này vẫn là một trong những vũ khí hiệu quả nhất chống lại sự trì hoãn vì một số lý do tâm lý:
1. Loại bỏ sự mệt mỏi khi phải ra quyết định (Decision Fatigue)
Khi bạn bắt đầu ngày làm việc bằng cách tự hỏi "mình nên làm gì bây giờ?", bạn đang lãng phí năng lượng tinh thần quý giá trước khi bắt đầu. Ivy Lee loại bỏ lực cản này vì các quyết định đã được đưa ra từ tối hôm trước.
2. Buộc phải ưu tiên một cách nghiêm túc
Giới hạn sự tập trung của bạn vào chỉ 6 công việc buộc bạn phải nói "không" với những điều xao nhãng và tập trung vào những gì thực sự tạo ra tiến triển trong công việc hoặc học tập của bạn.
3. Khuyến khích làm đơn nhiệm (Single-Tasking)
Làm nhiều việc cùng lúc (multitasking) là một lầm tưởng làm giảm hiệu suất của bạn tới 40%. Phương pháp này yêu cầu bạn làm từng việc một cho đến khi hoàn thành, bảo vệ trạng thái tập trung sâu của bạn.
Cách kết hợp Phương pháp Ivy Lee với Kỹ thuật Pomodoro
Phương pháp Ivy Lee và Kỹ thuật Pomodoro là sự kết hợp hoàn hảo cho năng suất hàng ngày:
- Sử dụng Phương pháp Ivy Lee để xác định việc bạn sẽ làm.
- Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro để xác định cách bạn sẽ thực hiện việc đó.
Phân bổ các block Pomodoro cho 6 công việc bạn đã liệt kê. Ví dụ: hãy dành 3 Pomodoro đầu tiên trong ngày để giải quyết công việc số 1. Không mở email hay kiểm tra điện thoại cho đến khi các block đó kết thúc và công việc hoàn thành. Bạn sẽ thấy hiệu quả của mình tăng lên gấp bội.
