Không hệ thống năng suất nào tồn tại được nếu thiếu một khoảnh khắc hằng tuần, nơi bạn ngồi xuống, nhìn lại mọi thứ đang chất đống trên vai mình, và giành lại quyền kiểm soát. Buổi đánh giá hằng tuần—thực hành mà David Allen trình bày trong cuốn Getting Things Done (2001)—chính là khoảnh khắc đó. Đây không phải một cuộc họp với chính mình để cảm thấy bận rộn. Đây là nghi thức biến một mớ hỗn độn các việc cần làm thành một kế hoạch mà bạn thực sự tin tưởng.
Vì sao buổi đánh giá hằng tuần là mắt xích mà hầu hết mọi người bỏ qua
Allen, cha đẻ của phương pháp GTD, nói thẳng về điều này: buổi đánh giá hằng tuần là "yếu tố then chốt quyết định thành công" của toàn bộ hệ thống. Bạn có thể ghi lại công việc, sắp xếp chúng và lưu trữ chúng hoàn hảo trong nhiều ngày, nhưng nếu bạn không bao giờ xem lại chúng theo lịch, bạn sẽ thôi tin tưởng vào các danh sách của mình. Và khoảnh khắc bạn thôi tin tưởng chúng, đầu óc bạn lại trở thành nhà kho—bạn bắt đầu nhớ ra các cam kết vào lúc ba giờ sáng thay vì đọc chúng ở nơi chúng thực sự thuộc về.
Cái giá của việc bỏ qua buổi đánh giá không chỉ là sự lộn xộn. Đó là nỗi lo âu ngấm ngầm. Khi tâm trí bạn nghi ngờ rằng có những cam kết còn lỏng lẻo mà bạn không theo dõi, nó sẽ duy trì một mức cảnh giác âm ỉ mà không ai gọi là sự nghỉ ngơi cả. Buổi đánh giá hằng tuần tắt đi tiếng ồn đó vì nó chứng minh cho não bộ của bạn, mỗi tuần một lần, rằng mọi thứ đã được nhìn thấy và quyết định.
"Tâm trí của bạn dùng để nảy ra ý tưởng, không phải để cất giữ chúng." — David Allen
Năm bước của một buổi đánh giá hằng tuần
Một buổi đánh giá tốt gói gọn trong 30 phút khi thói quen đã hình thành. Lúc đầu nó sẽ mất nhiều thời gian hơn, và điều đó không sao cả. Cấu trúc không bao giờ thay đổi: từ hỗn loạn đến rõ ràng, theo thứ tự.
1. Dọn sạch mọi hộp thư đến
Không chỉ email. Bạn có nhiều hộp thư đến hơn bạn nghĩ: cuốn sổ tay bỏ túi, ứng dụng ghi chú trên điện thoại, chồng giấy tờ trên bàn làm việc, các tin nhắn đã lưu, ảnh chụp màn hình. Gom tất cả vào một chỗ và xử lý chúng. Mỗi mục đều phải có một quyết định: làm ngay nếu nó mất chưa đến hai phút, giao cho người khác, lên lịch, biến nó thành một công việc, hoặc bỏ đi. Hộp thư về số không.
2. Xem lại danh sách công việc và dự án của bạn
Lướt qua danh sách các hành động tiếp theo và gạch bỏ những gì đã hoàn thành. Sau đó nâng lên một cấp và nhìn vào các dự án của bạn (bất cứ thứ gì cần nhiều hơn một bước). Với mỗi dự án đang hoạt động, hãy hỏi một câu: hành động cụ thể tiếp theo là gì? Nếu không có bước tiếp theo rõ ràng, hữu hình, dự án đang bị đình trệ—và đó chính xác là lý do nó cứ ám ảnh bạn mỗi khi bạn nhìn thấy nó.
3. Nhìn vào lịch của bạn, cả về trước lẫn về sau
Rà soát tuần sắp kết thúc: còn việc gì làm dở dang, một lời hứa cần khép lại, một việc cần theo dõi gửi đi không? Sau đó nhìn về hai tuần phía trước. Một cuộc họp vào thứ Năm có thể giấu bên trong một việc chuẩn bị mà bạn cần làm vào thứ Ba. Lịch của bạn là danh sách duy nhất mà thời gian thực thi giùm bạn, dù bạn có thích hay không.
4. Xác định các ưu tiên của tuần
Đây là lúc bạn chuyển từ vai trò quản lý sang chiến lược gia. Trong tất cả những gì bạn có thể làm, hãy chọn ra ba đến năm kết quả thực sự tạo ra khác biệt. Viết chúng ra. Đây là những "tảng đá lớn" của bạn, ẩn dụ mà Stephen Covey phổ biến trong cuốn The 7 Habits of Highly Effective People: nếu bạn không cho chúng vào lọ trước, thì cát của những công việc nhỏ sẽ lấp đầy hoàn toàn và không còn chỗ trống.
5. Dọn dẹp không gian vật lý và kỹ thuật số của bạn
Đóng các tab, sắp xếp các tệp đã tải về, dọn bàn. Một môi trường gọn gàng vào đầu tuần không phải là chuyện thẩm mỹ—nó giảm bớt ma sát của sáng thứ Hai, khi ý chí của bạn còn tươi mới và bạn không muốn tiêu tốn nó vào việc lục tìm xem mình đã để đồ ở đâu.
Thứ Sáu hay Chủ Nhật?
Cả hai đều hiệu quả, và lựa chọn phụ thuộc vào tính cách:
- Chiều thứ Sáu: bạn khép lại tuần với một cái đầu thanh thản và cuối tuần không còn vướng bận. Allen khuyên dùng khung giờ này. Điểm bất lợi: đến 5 giờ chiều thứ Sáu, năng lượng tinh thần của bạn đã chạm đáy.
- Chủ Nhật hoặc sáng sớm thứ Hai: bạn bắt đầu với một kế hoạch tươi mới và thông tin cập nhật nhất. Rủi ro là để nỗi lo âu của thứ Hai tràn vào khoảng nghỉ ngơi của Chủ Nhật.
Điều quan trọng không phải là ngày nào—mà là cùng một ngày, mỗi lần. Một nghi thức mà bạn thương lượng lại mỗi tuần là một nghi thức rồi bạn sẽ bỏ qua.
Một danh sách kiểm tra bạn có thể "mượn"
- Gom tất cả giấy tờ và ghi chú rời rạc vào một hộp thư đến.
- Dọn email và ghi chú điện thoại về số không.
- Đánh dấu những gì đã xong và cắt tỉa danh sách công việc của bạn.
- Xem lại từng dự án và gán cho nó một hành động tiếp theo.
- Rà soát lịch: tuần trước và hai tuần tới.
- Chọn ba đến năm ưu tiên cho tuần sắp tới.
- Dọn bàn làm việc, các tệp đã tải về, và các tab trình duyệt.
Để giữ cho thói quen sống động, hãy cho nó một khung thời gian khép kín. Dành ra vài chu kỳ tập trung—hai khoảng 25 phút trên một bộ đếm thời gian như Pomodomate là quá đủ—và biến nó thành một cuộc hẹn cố định. Khi buổi đánh giá có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng, nó thôi là một công việc mơ hồ mà bạn cứ trì hoãn mãi.
FAQ
Một buổi đánh giá hằng tuần nên kéo dài bao lâu?
Từ 30 đến 60 phút. Vài buổi đầu sẽ kéo dài hơn vì bạn đang dọn dẹp một đống tồn đọng; một khi hệ thống chạy trơn tru, nửa giờ là đủ. Nếu nó ngốn hai tiếng mỗi tuần, có lẽ bạn đang để mọi thứ dồn lại đến cuối thay vì ghi lại chúng ngay khi chúng đến.
Tôi có cần áp dụng toàn bộ GTD để thực hiện một buổi đánh giá hằng tuần không?
Không. Buổi đánh giá hằng tuần hoạt động như một thói quen độc lập. Ngay cả với một danh sách giấy đơn giản hay một ứng dụng đơn giản, việc ngồi xuống mỗi tuần một lần để dọn sạch hộp thư đến, xem lại các ưu tiên và dọn dẹp đã mang lại cho bạn 80% lợi ích mà không cần ôm trọn cả phương pháp luận.
Nếu tôi bỏ lỡ một tuần thì sao?
Chẳng có gì nghiêm trọng—bạn tiếp tục vào tuần kế tiếp. Bỏ lỡ một buổi đánh giá không phá vỡ hệ thống; từ bỏ thói quen vì cảm giác tội lỗi mới phá. Hãy coi nó như việc đánh răng: bỏ một ngày không có nghĩa là bạn ngừng đánh răng mãi mãi.
Dùng giấy hay một ứng dụng cho buổi đánh giá?
Phương tiện ít quan trọng hơn sự nhất quán. Giấy buộc bạn chậm lại và cắt giảm cám dỗ lan man; kỹ thuật số đồng bộ và tìm kiếm tốt hơn. Nhiều người chạy theo cách lai: ghi lại bằng kỹ thuật số trong tuần, rồi đánh giá với một tờ giấy in trước mặt. Hãy thử cả hai trong một tháng và giữ lại cái mà bạn thực sự lặp lại.
