1ページのメモを書くのに1週間を与えれば、それはどういうわけか1週間まるごとかかってしまいます。同じメモに90分を与えれば、90分で片づき、しかも出来はたいてい劣りません。この頑固な伸縮性には名前があり、それを理解することは、手に入るもっとも目立たない生産性向上策の一つです。
その原理がパーキンソンの法則です——仕事は、その完成のために割り当てられた時間を満たすまで膨張する。これはオフィスの漠然とした言い伝えではありません。イギリスの海軍史家シリル・ノースコート・パーキンソンが、1955年にThe Economist誌に発表した風刺的なエッセイで言い表したもので、のちに1958年の同名の著書へと展開されました。
この法則はどこから来たのか
パーキンソンは自己啓発を書いていたのではありません。彼が研究していたのは官僚制です。彼は、第一次世界大戦後に艦船の数が減っていくなかでも、イギリス海軍本部の職員が増え続けることに気づきました。役人たちは怠けていたのではありません。彼らは互いに仕事を生み出し合い、時間を埋めて人員を正当化するために覚書や委員会を増殖させていたのです。ここから彼は、半ば冗談で半ば組織の鉄則という、あの有名な一文を導き出しました。
「仕事は、その完成のために割り当てられた時間を満たすまで膨張する。」——シリル・ノースコート・パーキンソン、1955年
政府の肥大化への批判として始まったものは、個人がどう働くかについても普遍的な何かを言い当てていることが判明しました。午後まるごとを当てられたタスクは、その午後を食い尽くします。同じタスクが1時間後の締め切りであれば、1時間で片づくのです。
なぜ仕事は膨張するのか
この法則は魔法ではありません。それは、名指しして対抗できるありふれた心理的メカニズムに支えられています。
- 余地のある完璧主義：時間がたっぷりあると、磨き続け、何度も考え直し、誰も求めていない装飾を加え続けてしまいます。制約は、何が実際に「十分よい」のかを決めることを強います。
- 切迫感の欠如：間近な締め切りがなければ、集中せよと脳に告げる信号がありません。注意は、より簡単で心地よいタスクへとさまよっていきます。
- 計画錯誤の裏返し：人は早く終わったときでさえ時間を埋め、生まれたゆとりを取り戻すのではなく、価値の低い余計なものでタスクを水増ししてしまいます。
- パーキンソンの凡俗法則：パーキンソン自身の系で、ときに「自転車置き場の議論」とも呼ばれるこの法則は、私たちが些末で把握しやすい細部に不釣り合いな時間を費やす一方、大きな決定はすんなり通り抜けてしまう、と説きます。簡単な仕事が膨張して、難しい仕事を締め出すのです。
法則を自分に有利に転じる
仕事が時間を満たすまで膨張するなら、てこは明らかです——時間を縮めるのです。締め切りは単に事務的なものではありません。それは労力を圧縮し、集中を研ぎ澄ます認知的な道具です。それを意図的に操る方法を紹介します。
1. 人為的でタイトな締め切りを設ける
あなたのタスクのほとんどは、本物の締め切りを持たないか、あまりに遠くて何のプレッシャーも与えない締め切りを持っています。一つでっち上げましょう。レポートの締め切りは「今週末」ではなく午後2時だ、と決めるのです。締め切りはわずかに居心地が悪いと感じるべきで、タスクが本当に不可能に思える一歩手前がちょうどよいのです。その縁にこそ集中が宿ります。
2. タイムボクシングを使う
タスクに固定の長さを割り当て、終わったと感じるかどうかにかかわらず、時間切れになったらやめます。タイムボクシングは、いつもの問い「これにどれくらいかかるだろう？」を「この枠の中でどれだけできるだろう？」へとひっくり返します。それはまた、「完了」がただいじり続けるための言い訳にすぎなかったことが、いかに多いかをも暴き出します。
3. ポモドーロを自分のミニ締め切りにする
25分のポモドーロのインターバル1本は、刻まれていくのを感じられる締め切りです。1本のインターバル内でメールを丸ごと書き上げると自分に約束することは、パーキンソンが描写したまさにその切迫感を、すぐに始められるほど小さな規模で注入してくれます。動いているタイマーは、キッチンタイマーであれPomodomateのようなツールであれ、抽象的な意図を具体的なカウントダウンへと変えます。
4. 見積もりを削り、もう一度削る
あるタスクを3時間と見積もったら、2時間を与えてみてください。仕事がどれほどしばしばその中に収まるか、驚くはずです。元の見積もりには、あなたが気づきもしなかった膨張が水増しされていたからです。もし本当に2時間で足りないなら、それはすぐにわかり、何も失わないまま調整できます。
派生する諸法則
パーキンソンの洞察は、現代の仕事と生活を形づくっているがゆえに知っておく価値のある、「膨張」の法則の一族へと一般化されました。
- データの法則：データは、利用できる保存容量を満たすまで膨張する。ハードドライブを一つ、次にもっと大きなものを満杯にした経験のある人なら、これに見覚えがあるでしょう。
- 支出の法則：しばしば「支出は収入に達するまで上がる」と要約されます。ライフスタイル・インフレとは、あなたの銀行口座に適用されたパーキンソンの法則です。
- 凡俗の法則：事柄が些末であるほど、集団はそれを議論することにより多くの時間を費やします。誰もが自転車置き場の色には意見を持っていても、その隣の原子炉について意見を持つ人はほとんどいないからです。
共通する糸は、時間であれ、空間であれ、お金であれ、注意であれ、資源はあなたが許すかぎりの上限まで消費される、ということです。上限を意図的に設ければ、資源はあなたに仕えます。開け放しておけば、それは流れ去ってしまいます。
重要な但し書き：質を犠牲にしてはいけない
パーキンソンの法則は是正策であって、信条ではありません。時間の圧縮が効くのは、ほとんどのタスクが隠れたゆとりを抱えているからであって、速いほうが常によいからではありません。一部の仕事は本当に呼吸するための時間を必要とします——深い調査、複雑な設計、丁寧な執筆、そして急いだミスが高くつくものすべて。手術や法的な契約を恣意的なタイムボックスに押し込むのは、効率的なのではなく無謀なのです。
その技は、調整にあります。タイトな締め切りを使って水増しと完璧主義的な脱線をそぎ落とし、それから結果を正直に確かめましょう。質が保たれていれば、あなたは時間をただで取り戻したことになります。質が崩れれば、そのタスクの本当の下限を学んだことになり、より正気な上限を設定できます。目標は無駄を取り除くことであって、雑さをこしらえることではありません。
今週、実践に移す
いつも締まりなく広がりがちな、繰り返し発生するタスクを三つ選びます。それぞれについて、ふだんどれくらいかかるかを書き出し、それからその約3分の2のところに締め切りを設定します。新しい上限のもとで1週間それらを回し、時間と成果の両方に何が起きたかを書き留めましょう。ほぼ間違いなく、いくつかのタスクはそもそも3時間のタスクなどではなかったと気づくはずです——それらは、3時間の衣装をまとった90分のタスクだったのです。
よくある質問
パーキンソンの法則は科学的に証明されていますか？
それは統制された研究としてではなく風刺として始まったので、自然の測定された法則というより、鋭い観察として扱ってください。とはいえ、締め切りと時間的プレッシャーに関する関連研究は、制約が労力を集中させうることを一貫して示しており、だからこそこの原理は実践において有用であり続けているのです。
タイトな締め切りは、ただ私をストレスにさらすだけではありませんか？
健全なプレッシャーと慢性的な過負荷とのあいだには違いがあります。挑戦的だが達成可能な締め切りは集中を研ぎ澄ます傾向があり、不可能な締め切りは不安とより悪い仕事を生みます。締めつけ具合を調整し、スプリントのあいだに本物の回復時間を守りましょう。
締め切り間際にしか働かないという点で、これは先延ばしとどう違うのですか？
先延ばしとは、締め切りが偶然やって来るのを放っておき、それからあわてることです。パーキンソンの法則を使うとは、あえて早めの締め切りを設定し、それに向かって落ち着いて働くことです。同じ圧縮でも、コントロールはまるで違います。
本当にもっと時間が必要な場合はどうすればいいですか？
ならば、意図的に、自分にもっと与えましょう。要点は、カレンダーがたまたま差し出す漠然とした枠に流されるのではなく、上限を意識的に選ぶことです。正直に失敗するタイトな締め切りは、本当に必要な分をあなたに教えてくれます。
