メールに1通返信し、次にバグを直し、それから短い通話に飛びつき、そして半ば忘れかけていたメールのスレッドに戻る——多くのナレッジワーカーはこうして一日を過ごしていますが、これは静かに高くつきます。無関係なタスクのあいだを切り替えるたびに、脳はどの請求書にも載らない税金を払っていて、それでも午後5時には必ずその重みを感じるのです。タスクのバッチ処理とは、その支払いを拒む規律のことです。
考え方はシンプルです。異なる種類の仕事を交互にこなすのではなく、似たタスクをまとめて、専用のブロックの中で片づけるのです。通話はすべて一続きで。請求業務はすべて別のブロックで。浅い事務作業はすべて三つ目のブロックで。脳に新しい文脈を絶えず読み込ませ続けるのをやめるわけです。
切り替えに潜むコスト
あるタスクから別のタスクへ移るとき、注意はきれいに到着しません。その一部は、たった今やっていたことに居残ったままです。ワシントン大学の教授ソフィー・ルロワは、2009年にOrganizational Behavior and Human Decision Processes誌に発表した論文で、この現象を注意の残留物と名づけました。彼女の実験では、時間的なプレッシャーの下でタスクを切り替えた人は、注意の一部が前のタスクに引っかかったままだったために、新しいタスクの成績が落ちることが示されました。
文脈の切り替えにまつわる数字はネット上でしばしば誇張されているので、派手な主張は懐疑的に受け止めてください。確かに裏づけられているのはもっと控えめですが、それでも意味のあることです。切り替えには、時間と正確さの面で測定可能なコストがあるのです。ジョシュア・ルビンスタイン、デイヴィッド・マイヤー、ジェフリー・エヴァンスによる、2001年にアメリカ心理学会が発表した研究では、タスク間のわずかな「心的セットの切り替え」でさえ時間が余分にかかり、そのペナルティはタスクの複雑さとともに大きくなることがわかりました。Slackをちらりと見るたびに23分を失うわけではありませんが、何かは確かに失っていて、それが一日に数十回の切り替えを通じて積み重なっていくのです。
切り替えは、タスク間の自由な移動ではありません。それは小さな方向転換の連続であり、その一つひとつがあなたの注意に、あなたが払うと同意した覚えのない手数料を課しているのです。
バッチ処理がそれをどう解決するか
バッチ処理が効くのは、単一の心的モードにとどまっていられるからです。文章を書くことは経費を承認することとは異なる姿勢を要し、それはまたブレインストーミングとも異なる姿勢を要します。一つのモードを動かし続ければ、立ち上げのコストを何度も何度も省けます。さらに勢いもつきます。2枚目の請求書は1枚目より速く、5通目のメール返信は2通目より速くなるのです。
実用上のおまけもあります。バッチ処理は一日を見通しやすくします。事務作業が決まった時間枠の中に収まれば、それがあなたの深い作業の時間ににじみ出すことはなくなり、「念のため」と同じシステムを繰り返し確認することもなくなります。
ステップ1：タスクを棚卸しする
1週間のあいだ、自分が実際にやっていることを——やっているつもりのことではなく——すべて書き出してください。細かく。あなたが探しているのはパターンです。数日もすれば、自分の仕事が見覚えのあるいくつかの系統に分かれていることに気づくでしょう。
- コミュニケーション：メール、Slack、コメント、メッセージへの返信
- 事務：請求、経費精算、スケジュール調整、フォーム記入
- 創造的・深い作業：執筆、デザイン、コーディング、戦略立案
- 分析的：データの確認、レポートの読み込み、計画立案
- 雑用：たまっていく小さな物理的・実務的なタスク
ステップ2：賢くまとめる
まとめ方として分かりやすいのはタスクの種類別ですが、種類だけが軸ではありません。重要な基準は三つあり、最良のバッチはたいてい複数の基準を満たします。
- 種類別：すべて同じ種類の仕事（あらゆる返信、あらゆる通話）。
- ツール別：同じアプリや環境を使うタスク。デザインソフトを開いて素材を読み込んであるなら、閉じる前にデザイン作業をすべて済ませてしまいましょう。
- エネルギー別：バッチを自分の生理に合わせます。負荷の高い創造的なバッチはピークの時間帯のものであり、頭を使わない事務は、どのみち判断力が鈍るものの作業がそれをほとんど必要としない午後の落ち込みの時間帯のものです。
ステップ3：ブロックを割り当てる
では、バッチを一週間の中に配置しましょう。多くの人にとって実用的な初期設定はこんな形になります。
- 午前（集中のピーク）：中断から守られた、深く創造的な作業の長いブロックを1つか2つ。
- 正午：メッセージを片づけるためのコミュニケーションのバッチを1つ。
- 午後の半ば：低エネルギーの落ち込みに合わせた事務のバッチ。
- 一日の終わり：翌日を整えるための短い計画のバッチ。
バッチの内側では、時間を区切ったインターバルがあなたを正直に保ちます。多くの人は事務やコミュニケーションのバッチを、あいだに短い休憩をはさんだ集中スプリント数本として回しています。Pomodomateのようなツールは、その時間枠を囲い込んで、バッチがこっそり広がって午後を丸ごと飲み込んでしまわないようにするのによく適しています。
コミュニケーションのバッチは特筆に値する
メールとチャットがいちばんの厄介者なのは、まさにそれらが緊急を装うからです。ほとんどは緊急ではありません。コミュニケーションを絶え間ない細流ではなく一日2、3回のチェックポイントにまとめることは、あなたにできるもっともてこの効いた変更の一つです。カル・ニューポートはDeep Work（2016年）でこの点を力強く論じています。生産的に感じられる常時の応答可能性こそが、しばしば、価値ある気を散らされない成果を生み出すあなたの能力を破壊している当のものなのだ、と。
具体的な設定：
- バッチの時間枠の外では、メールクライアントとチャットアプリを閉じておきましょう。
- 通知バッジと通知音をオフにします。それらは、あなたが避けようとしているまさにその切り替えへと誘うものです。
- 自分の返信時間帯を同僚に伝えておけば、緊急の用件には決まった経路（通話）ができ、それ以外はすべて待っていてもらえます。
バッチ処理はタイムブロッキングとは別物
この二つはよく混同されます。タイムブロッキングとは、特定のタスクをカレンダーの特定の枠に割り当てることです。「10時〜11時、提案書を書く」のように。それは、あるタスクがいつ起きるかについてのものです。タスクのバッチ処理とは、似たタスクをまとめて一続きで走らせることであり、まずまとめが先にあり、そのうえでそのバッチをタイムブロックしてもよいのです。
実際には、この二つは相性がいいのです。タスクを種類とエネルギーでまとめ、それからそれらのバッチをブロックとしてカレンダーに落とし込みます。バッチ処理が中身を決め、タイムブロッキングがスケジュールを決めるのです。どちらか一方だけでもできますが、組み合わせれば一日の摩擦のほとんどが取り除かれます。
バッチ処理が力不足になるところ
バッチ処理は道具であって、宗教ではありません。本当に緊急の仕事はルールを破りますし、それでいいのです。クライアントの障害が午前11時に飛び込んできたら、午後の事務ブロックを待ったりはしません。目標は、切り替えを反射ではなく意図的な選択にすることであって、硬直することではありません。第一線のサポートのような一部の役割は、本質的に中断に駆動されていてバッチ処理に向きません。そうした場合は、あなたが制御できる仕事を、制御できない仕事のまわりにまとめるのです。
よくある質問
一日にバッチはいくつあるべきですか？
思っているより少なくです。深い作業、コミュニケーション、事務をカバーする3つから5つのブロックを目指しましょう。狭いバッチが多すぎると、せっかく解決しようとした切り替えの問題を作り直してしまいます。
どのバッチにも当てはまらないタスクがあったら？
本当に一度きりのものには、「その他」のブロックを一つ用意しておきましょう。そこに項目が落ち続けるなら、それは新しい定期バッチが形になりつつあるという合図であり、あなたはそれに名前をつけるべきです。
バッチ処理は会議にも使えますか？
はい、しかも使われなさすぎています。会議を2、3日に、あるいは各日の後半に固めれば、カレンダーを孤立した30分の穴で穴だらけにする代わりに、午前中まるごとを中断のない作業のために守れます。
私の仕事はリアクティブです。それでもバッチ処理できますか？
部分的には。中断そのものはバッチ処理できませんが、あなたの能動的な作業はバッチ処理できます。フォローアップ、報告、計画をすべて専用の時間枠で片づけ、リアクティブな混沌ににじみ出さないようにするのです。
